Praktisk informasjon
Her beskrives interne prosedyrer og generelle rutiner for dagligdagse oppgaver for en variant. Det kan være ting som utgiftsføring, timeføring, osv.
Lønning
Lønningsdag er den siste arbeidsdagen i hver måned. Altså utbetales lønn fredag 30. hvis den 31. kommer på lørdag. Det trekkes halv skatt av novemberlønnen. Desemberlønnen utbetales den 20. desember.
Beregning av lønnsnivå
Alle konsulenter i Variant knyttes til et ansiennitetsnivå. Så bruker vi Teknas lønnsstatistikk som grunnlag og legger alle inn på øvre kvartil tilsvarende sitt ansiennitetsnivå. Dette gjelder ansatte med alle typer utdanning, og er ikke knyttet til fagforeningsmedlemskap på noen måte. Ansatte med masterutdanning får ansiennitetsnivå august året de leverte masteroppgaven. Ansatte med bachelorutdanning får nivå august et år etter levert bacheloroppgave.
Varianter som skriver master- eller bacheloroppgave på høsten får også regnet august som ansiennitetsnivå. Dette gjelder uavhengig om oppgaven ble levert før eller etter nyttår.
Se vår kalkulator for hvordan lønn beregnes basert på ekamensår og utdanning.
Feriepenger
Feriepenger utbetales i juni. Det fungerer slik at feriepenger opptjent året før utbetales. Det trekkes ikke skatt av dette beløpet. All ferie trekkes denne måneden. Alle har 25 dager ferie, og juni har som regel 22 arbeidsdager. Det betyr at det ikke er tilstrekkelig å la være å betale lønn i juni. Så i tillegg trekkes 3/22 månedslønn fra feriepenger. Ansatte som har startet etter nyttår vil ikke ha grunnlag å trekke 3/22 månedslønn fra. Dette vil da i utgangspunktet trekkes fra påfølgende julilønn. Hvis man ønsker annen løsning så ta kontakt.
NB! Selv om det ikke trekkes skatt av feriepengene, såkalt forhåndsskatt, så regnes feriepenger som lønn, og inngår i grunnlaget for skatteberegningen for hele året. Så i praksis betaler man mer skatt de øvrige månedene for å ha mer penger å rutte med i sommerferien. Tilsvarende gjelder også med ordningen med halv skatt i november.
Timeføring
Timene skal leveres ukentlig. Fristen er mandag morgen kl 9.00 den påfølgende uken. Timene føres i Harvest. Ulike byer har ulike kontoer sjekk sidenn for din bby for å finne riktig harvest-adresse.
En full dag regnes som 7,5 timer og en full uke som 37,5 timer. Det er helt i orden å flekse tid innenfor en måned. Dette forutsetter selvsagt at det er avklart og greit for prosjektet og kunden også. Det betyr at du kan jobbe litt mer en dag og mindre en annen dag innenfor samme måned.
Vi har to hovedtyper timeføring. Det ene er kundetid, det andre er annen timeføring som føres under Varianttid. All tid skal timeføres inkludert reisetid og pålagt overtid.
Varianttid
Under kontoen for Varianttid finner du ulike «prosjekter» med tilhørende oppgaver. Vi håper at navngiving er såpass selvforklarende at utdypende veiledning her ikke skal være nødvendig. Vi har like fullt noen korte føringer:
- Oppgaven «Mellom prosjekter» benyttes bare når man er helt eller delvis ledig, og ikke kan fylle opp dagen med andre aktiviteter.
- Man kan føre inntil 7,5 timer pr dag med «Kurs og konferanse» selv om varigheten er lenger. Tilsvarende fører man ikke tid i helg og helligdag.
- Oppgaven «Legetime» dekker også tannlege, kiropraktor, etc samt blodgiving.
Merk at frivillige aktiviteter på kveldstid som deltagelse på meetups, konsumering av faglitteratur, podcasts, videoer, etc ikke timeføres, med mindre man sammen med selskapet har kommet til at dette er å regne som pålagt arbeid.
Kundetid
På kundetid fører man det man jobber også hvis man jobber utover 7,5 timer. NB! Overtid på et oppdrag må være avklart med kunde eller den som har ansvar for oppdraget eller prosjektet. Lunsj føres ikke.
Reisetid
Reiser som er pålagt av kunde timeføres som hovedregel på kundens prosjekt. Timeføring skjer da på kundes timeføringskonto i Harvest. Reisetid og timeføringskode avklares for hvert enkelt tilfelle med kunde.
Om du og kunde avtaler at du skal reise i ditt oppdrag og du selv avgjør reisetid og plan, er tid utenfor normalarbeidstid vanligvis ikke timeførbart. Om du derimot på kundes forespørsel må reise i henhold til en spesifikk plan timeføres reisetid utenfor normalarbeidstid.
For noen oppdrag timeføres reisetid utenfor normalarbeidstid på egen timeføringskode.
For eksempel: du bes av kunde om å stille klokken 9:00 i en annen by. Reisetid planlegges og kunde informeres om hvordan tiden vil bli timeført. Reisetid fra reisens start til oppmøte timeføres i Harvest i tråd med det som er avtalt med kunde.
Reiser i regi av Variant er som hovedregel frivillige og timeføres ikke.
Se forøvrig dette avsnittet for refusjon av reiseutlegg.
Faktura
Hvis du får en faktura som skal betales av variant sendes den til selskapets
epostmottak for faktura. De ulike lokasjonene har ulike adresser, sjekk siden
for din lokasjon for å finne riktig adresse, som er på forme
faktura.{by}@variant.no
.
Eventuelle papirfaktura må altså scannes eller fotograferes. Det siste funker helt greit, men pass på at teksten er leselig. I mailen så skriver du inn eventuell ekstra informasjon vi trenger for å godkjenne fakturaen. Dette er typisk hva fakturaen er relatert til og hva vi bruker det vi har kjøpt til. Noen ting er så åpenbare at det sikkert ikke trenges noe særlig ekstra info.
Utgiftsrapportering
Utgiftsrapporter føres ved at en sender en mail til utgiftsrapport@variant.no. Ta bilde av kvitteringer og skriv inn samlet beløp i mailen.
Du får tilsendt en kvittering etter rapport har blitt generert, se gjerne over vedlegget i e-posten. Hvis det feiler, får du en e-post med feilmelding.
Fordelsprogram og rabatt
Skattemydighetene krever at fordeler du oppnår gjennom ulike fordelsprogam man får på grunn av at du er ansatt hos oss skal rapporteres inn slik at det blir med på skatteberegningen. Dette gjelder blant annet:
- Kredittkort med bonuspoeng
- Bonuspoeng på flyreiser
- Eventuelle ansattrabatter hos butikker eller lignende (P.t. har vi ingen slike).
Det er den ansattes ansvar å rapportere dette til Variant, så skal Variant rapportere videre til myndighetene.
-
Du rapporterer inn når du benytter fordelen, ikke når du sparer opp. For eksempel når du gjennomfører en reise som betales ved bonuspoeng.
-
Du skal bare rapportere inn bruk av poeng som er oppspart ved at Variant har betalt. Typisk bonuspoeng på flyreiser hvor Variant har dekt reisen. Dette gjelder også om reisen ble viderefakturert våre kunder.
-
Du skal bare rapportere inn privat bruk. Hvis bonuspoengene for eksempel går med til å kjøpe en tjenestereise er dette ikke skattepliktig.
Du må estimere verdien av fordelen du har oppnådd, og beregne hvor stor rabatt du har fått i prosent. Bonusreiser gir da 100% rabatt gitt at hele reisen betales med poeng. Verdien estimeres typisk ved å finne ut hva tilsvarende kjøp ville kostet uten rabatt eller bonuspoeng.
Du må også dokumentere estimert verdi. Dette gjøres typisk ved å ta skjermbilder av tilsvarende kjøp eller reiser hvor prisene er oppgitt.
- Dokumentasjonen lastes opp på docs.
- Rapportering gjøres ved å fylle ut dette skjemaet.
Restaurantbesøk
Av bokføringsgrunner trenger vi å vite hvem som var med når noen har lagt ut for et restaurantbesøk. Dette gjelder både eksterne og interne. Lag en enkel liste i e-posten som lister ut deltagere.
Skjema for reiseregninger
For enkle reiser innenlands benyttes vårt reiseregningsskjema. Her beregnes diett, kjøregodtgjørelser og utlegg knyttet til reisen. Etter at skjemaet er fylt ut, må du lagre det og sende det til utgiftsrapport@variant.no.
Variant er sertifisert som Miljøfyrtårn 🌿. Det betyr at vi tar bevisste valg for å minske eget utslipp og rapporterer hvert år på hvordan vi ligger an. Vi måler defor Varianters klimafotavtrykk. Det betyr blant annet at alle flyreiser og kilometer kjørt med bil i jobbsammenheng registereres. Dette kan gjøres samtidig som du levererer reiseregning eller ved å gå inn her.
Hvis dette skjemaet blir for enkelt for din reise kan for eksempel dette skjemaet benyttes i stedet.
NB! Hvis reisen skal viderefaktureres til en kunde gjennom megler, se avsnitt lenger ned.
Reiser på Variants regning
Reiser på Variants regning refunderes mot kvitteringer (ikke diett). Lever som andre utgiftsrapporter, men husk å påfør reiserute og formål med reisen.
Reiser og utgifter som viderefaktureres til kunde
Reiser på kundes regning føres i tråd med det som er avtalt med kunde (diett dersom det er avtalt på forhånd). Husk å påfør at reisen er viderefakturerbar og hvilket oppdrag det gjelder.
Reiser og utgifter som viderefaktureres via meglere (eWork, Experis m.fl)
Meglere har egne systemer for viderefakturering av reiser.
- Lever utgiftsrapport gjennom meglers system i henhold til deres rutiner
- Send samme utgiftsrapport til utgiftsrapport@variant.no slik som for andre utgiftsrapporter. Skriv i mailen at det viderefaktureres, og hvilken kunde det gjelder.
Utgifter i utenlandsk valuta
For utgifter ført i annen valuta som skal refunderes må du oppgi korrekt beløp i norske kroner som du skal refunderes. Valutakurser varierer og hva du faktisk ble belastet og betalte vet du best.
Gadgets
Folk har lurt "Dette gadgetbudsjettet deres, hva kan det brukes til?" og svaret er at bare Skatteetatens definisjon setter grenser. Kort oppsummert: Mobiltelefon, programvare og datautstyr som f.eks hodetelefoner og tastatur. Se gjerne gadgetoversikten hva andre varianter har kjøpt. Kjøp av gadgets er skattefritt og utgiftsføres med en vanlig utgiftsrapport. Hvis du er i tvil så spør du i #regnskap på Slack.
Pro tip: Tenk på at summen av kjøpet ditt regnes eksklusive mva., da rekker budsjettet ditt lenger!
Forsikringer og pensjon
Som beskrevet i håndboka har vi gode forsikringsordninger og obligatorisk tjenestepensjon (OTP). Både forsikring og pensjon har vi gjennom Gjensidige.
Alle kan administrere sin pensjon ved å logge inn på Gjensidiges nettsider med BankID. Blant annet kan man her velge spareprofil, og her finner dere også informasjon om de ulike forsikringsordninger dere er medlemmer i.
I tillegg til lovbestemt forsikring mot yrkesskade og yrkessykdom samt yrkesreiseforsikrinig har vi også følgende forsikringer:
- Gruppeliv død - Hovedforsikret
- Behandlingsforsikring
- Annen ulykke enn yrkesskade
- Ferie og fritidsreise
Behandlingsforsikring
Inkludert i forsikringen har alle ansatte behandlingsforsikring med følgende elementer:
- Røntgen og bildediagnostikk
- Utredning og behandling hos legespesialist
- Operasjon
- Etterkontroll
- Rehabilitering
- Ny vurdering hos annen lege (second opinion)
- Psykologisk førstehjelp
- Behandling hos psykolog
- Behandling av rus- og spilleavhengighet
- Fysikalsk behandling - 12 behandlinger
- Online Videolege
Her finner dere informasjon om hvordan benytte behandlingsforsikring.
Sossis-fond
Vi har et fond på 50 000 NOK som kan brukes som midler til sosiale aktiviteter utover de faste vi har satt opp.
Dette kan være aktiviteter som hytteleie i Sverige, fjellturer, Rush trampolinepark, matlaging eller hva enn vi kommer på kan være en god idé. Legg inn forslag som Trello-kort under "Til behandling i ledermøtet" på Operativt. Vi burde sikte inn på aktiviteter som er inkluderende og tilgjengelig for alle.
Sykemelding og egenmelding
Variant praktiserer en utvidet ordning for uttak av egenmelding. Vi er formelt ikke en IA-bedrift, men benytter samme egenmeldingsordning som IA-bedrifter.
Det betyr at vi har følgende grenser:
- Inntil 8 dager sammenhengende egenmelding. Fra dag 9 av trenger man sykemelding fra lege.
- Inntil 24 dager egenmelding siste 12 måneder.
Om du mistenker at du blir alvorlig syk eller smittet av koronavirus så bør du kontakte lege for raskt få riktige råd. Be om sykmelding fremfor å benytte egenmelding i slike tilfeller.
Egenmelding leveres formelt ved å føre på riktig timekode i Harvest. Husk selvsagt å varsle riktige personer på prosjekt i tillegg.
Hvis du må gå hjem midt i arbeidsdagen fører du egenmelding for de timene du er fraværende i Harvest, mens dette regnes som en hel dag i med tanke på grensene beskrevet over.
Hos oss kan du føre egenmelding fra første arbeidsdag. Vær oppmerksom på at NAV krever 4 ukers sammenhengende arbeid før de utbetaler sykepenger. Med sammenhengende arbeid regnes også arbeid utført hos tidligere arbeidsgiver.
Dette betyr at ved langtidssykemelding som i løpet av 4 uker etter oppstart, og du ikke har jobbet noe annet sted rett før oppstart, så dekker Variant sykepenger for de første 16 dagene som er arbeidsgiverperioden. Deretter har du ikke rett på sykepenger fra NAV før du har blitt frisk og jobbet sammenhengende i 4 uker. Dette siste avsnittet er spesielt relevant for nyutdannede som kommer rett fra skolen.
Sykemelding varsles ved å sende en epost til sykemelding@variant.no fra din jobb-adresse. E-posten bør inneholde:
- Dato sykemeldingen starter
- Dato sykmeldingen gjelder til
- Om du er sykemeldt på full tid eller hvilken andel av stillingen din den gjelder
- Ønsker om tilrettelegging
Eposten går til personalledere og salg/oppdragsledere for at de skal kunne legge til rette for deg og ta hensyn til ditt fravær i planlegging. Ikke send helseopplysninger eller personlig informasjon.
Din personalleder vil ta kontakt med deg om din sykemelding i løpet av de første arbeidsdagene og følge deg opp.
Varsle så snart du har anledning. Det er stor variasjon i hvor lang tid det går før legens varsel mottas via Altinn.
Planlegging av ferie og permisjoner
Du avgjør selv når du ønsker å ta ut ferie i Variant. Dette avtales med nærmeste leder og avklares tidlig med kunde slik at oppdraget løses godt. Det samme gjelder kortere permisjoner. Skal du ta ut ferie juli eller i påsken kan du bare registrere dette i bemanning uten videre avklaring med leder.
Foreldrepermisjon bør også avklares så tidlig du har mulighet til. Vi anbefaler at dette først diskuteres med nærmeste leder, og så blir dere enige om hvordan kunder og oppdrag skal varsles.
Det er fullt mulig å redusere stillingen for en periode. Dette gjøres da praktisk ved at man har delvis permisjon. Hvis du kommer i en situasjon hvor dette er ønskelig avklares også dette med nærmeste leder og så tidlig som mulig.
NB! Husk alltid å oppdatere bemanning med planlagt ferie og permisjon slik at de som jobber med salg har oversikt.
Ammefri
Mødre som ammer kan bruke en time om dagen med lønn til dette. Dette gjelder fram til barna er ett år gamle. Du finner selv ut når det passer med deg og ditt barns rutiner her. Her gjelder det selvfølgelig å ha en god dialog med kunde på dette, så dagene er forutsigbare og enkle å planlegge rundt for alle involverte.
Portere mobilabonnement
For at Variant skal betale for mobilbruk må abonnementet overføres til Variant AS.
- Bruk Telias eierskifteverktøy. Navn på abonnementet er Telia Dobbel 15 GB.
- Gi beskjed på #helpdesk om at skjema er sendt inn og at portering kan iverksettes.
PC-valg
Våre konsulenter skal ha det verktøyet de er mest komfortabel med, og som trengs for å gjøre jobben. Det betyr at de i prinsippet kan velge hvilken maskin som helst. Vi har plukket ut noen modeller som basert på vår erfaring så langt er de mest populære:
Har man behov for noe annet enn disse modellene er det helt i orden, og hver enkelt må da gjøre en vurdering av behovet opp mot eventuell ekstra kostnad.
Våre internsystemer
- CV Partner for å forvalte alles CV
- Recruitee for å håndtere rekruttering og stillingsannonser
- Harvest for timeføring
- UNI Economy for regnskap, faktura og lønn
- Office 365 Dokumenter for lagring av dokumenter og andre filer.
- Slack for å ... (ja det skjønner du vel?)
- MS Office lenken går til nedlastingssiden
- Åpne Web Analytics
Nyttige lenker
- Variantdash Vårt dashbord for interne løsninger.
- Gadgetoversikt Oversikt over hva som er kjøpt på gadget, og hvor mye man har brukt.
- Fordelsrapport Her rapporteres det inn bruk av bonuspoeng eller andre fordelsprogam.
- Fordelsdokumentasjonen Hit laster du opp dokumentasjon på ovennevnt bruk.